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Das Büro Der Lebendigen Bäume

Das Büro der lebendigen Bäume

Das papierlose Büro nutzt den Megatrend Digitalisierung. Was es der Umwelt bringt und wie es praktisch und rechtlich funktioniert.


Wer sich im Büro von Papier befreit, kann im doppelten Sinne wieder besser durchatmen.

Was es bringt

2,2 kg Holz geben
1 kg Papier.

Bei der Produktion von 945 kg Papier
entstehen ca. 1.000 kg CO
2.

Eine 100 Jahre alte Eiche filtert an einem sonnigen Tag
mit ihren Blättern 18 kg CO
2 aus der Luft.
Um die 1.000 kg CO
2 zu kompensieren,
braucht sie also ca. 56 Sonnentage.
Außerdem feuchtet sie die Luft an und gibt 13 kg Sauerstoff ab,
so viel wie 10 Menschen in der gleichen Zeit verbrauchen.

Papier ist der Täter, Bäume die Opfer: Laut Greenpeace werden fast die Hälfte der gefällten Bäume zu Papier verarbeitet. Der durchschnittliche Deutsche verbraucht 248 kg Papier pro Jahr (2010). Greenpeace hat errechnet, dass man mit durchschnittlich 30-40 kg pro Jahr auskommen müsste. Einen großen Unterschied bewirkt schon ein Umstieg auf dünneres Papier: Allein der Umstieg von 100g-Papier auf 80g-Papier reduziert den Verbrauch um 20%. Und anders als beim Recycling von Glasflaschen spart die Wiederverwertung von Altpapier Wasser, Energie und Chemikalien im Vergleich zur Produktion von neuem Papier – trotz der Entfernung der Tinte aus dem Altpapier.

Quelle: Broschüre von FÖP und FUPS

Wie es funktioniert

Papiersparen ist also sinnvoll. Doch wie genau funktioniert ein papierloses Büro? Indem man digitalisiert! Um dabei steuerrechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sollte man folgende Punkte sicherstellen:

Einige Dokumente muss man weiter in Papierform aufbewahren?

Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse verlieren in digitalisierter Form ihre Beweiskraft.

Eingescanntes Papier nach der Prüfung vernichten.

Sonst macht man sich noch mehr Arbeit:. Schreibt man nachträglich auf ein bereits eingescanntes Papier noch etwas drauf, muss es noch einmal eingescannt werden; zusätzlich muss man den neuen Scan mit dem ursprünglichen Scan verknüpfen. Die ursprüngliche Datei darf also nicht gelöscht werden, sondern muss bleiben, wo sie abgelegt ist. Deswegen: lieber gleich schreddern.

Die Benennung der Datei und Ablageort sind klar.

Wenn mehrere Personen am Digitalisierungsvorgang beteiligt sind, sollte der Ablauf geregelt sein, damit nichts verlorengeht und hinterher ganz klar ist, was unter welcher Bezeichnung in welchem Ordner abgelegt wurde. Das Scan-Datum kann als Orientierung und Sortierhilfe dienen, z.B.: JJJJMMTT-aussagekräftiger-Titel.pdf

Belege, die von vorn herein digital sind, müssen digital bleiben.

Ausdrucke sind ohnehin zu vermeiden. Sie bringen auch nicht viel: Eine ausgedruckte Mail ist kein rechtlich gültiger Beleg, sondern muss digital abgelegt werden. Wenn in einer Email selbst nichts Relevantes steht, sondern der Anhang wichtig ist, reicht es, den Anhang aufzubewahren.

Aufbewahrungsfristen

Für die Aufbewahrung von relevanten Dokumenten gelten die gleichen Fristen wie sie auch analog gelten. Ein Datenmanagementsystem erinnert an entsprechende Fristen, falls wichtig ist, dass alles zeitnah gelöscht wird. Die Fristen sind u.a. hier aufgeführt. Falls etwas dort nicht aufgeführt ist, aber trotzdem relevant für’s Geschäft ist, muss es auch aufbewahrt werden. Übrigens:  Wenn ein Dokument z.B. Anfang 2016 entstanden ist und die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre beträgt, zählt erst 2017 als Jahr Nummer 1, nicht schon 2016.

Zu beachten ist auch:

  • Belege dürfen nicht digitalisiert werden, wenn die Beweiskraft dadurch verloren geht.
  • Die Dokumente müssen nach dem Einscannen vollständig lesbar und natürlich auch eventuelle Rückseiten digitalisiert sein.
  • Belege müssen farbig gescannt werden, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.
  • Digitalisierte Dokumente müssen revisionssicher aufbewahrt werden.
  • Dokumente müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit abrufbar und mit den gängigen Programmen lesbar sein.
  • Der Steuerpflichtige muss das Digitalisierungsverfahren dokumentieren. Dafür gibt es Vordrucke wie diesen, die alles Relevante regeln.

Wie sich noch mehr Papier sparen lässt

Ganz los wird man das Papier bisher nicht, das heißt, es fällt trotzdem Papiermüll an. Falls es sich dabei nicht um sensible Daten handelt, erleichtert der Stapel für Schmierpapier das Gewissen. Gerade für Notizen und Ausdrucke für kleinere Team-Runden reicht die Rückseite von bereits bedrucktem Papier oft völlig aus. Initiativen wie 2nd Page haben diesen Gedanken aufgegriffen: Das studentische Projekt arbeitet mit Behindertenwerkstätten der Lebenshilfe zusammen und bindet aus einseitig bedruckten Seiten Hefte zusammen, um sie zu verkaufen. Das Papier dafür wird an der Leuphana Uni in Lüneburg und in Unternehmen eingesammelt. Der Erlös kommt der Werkstatt und dem Umweltschutz zugute.

Wer unbedrucktes Papier braucht, kann sich am WWF-Leitfaden für den Papiereinkauf orientieren. 

Für mehr Bäume auf der Welt sorgen außerdem alle, die als Suchmaschine Ecosia.org nutzen.

Danke, Bäume!

Wälder sind wahre Wundermaschinen. Ungefähr 25% unserer CO2-Emissionen können die Wälder absorbieren.

Bäume sind echte Arbeitstiere, denn sie schenken uns günstig und effizient vielfältige sogenannte Ökosystemdienstleistungen:

  • Bäume säubern die Luft
  • Bäume kühlen die Erde.
  • Bäume regulieren den Regen.
  • Bäume binden Kohlendioxid (CO2).

Warum Bäume noch genial sind, erklärt Plant-for-the-Planet. Die Kinderorganisation hat bereits über 14 Milliarden Bäume gepflanzt. Spenden strengstens erlaubt!

Noch besser ist es allerdings, Papier zu sparen, denn wie die Zahlen oben andeuten, braucht ein Baum viele Jahre, um diese Menge an CO2 aus der Luft filtern zu können und es braucht sehr viele junge Bäume um einen alten Baum zu ersetzen. Jedes papierlose Büro ist also ein wichtiger Beitrag, damit Wald und Bäume ihre Arbeit für uns machen können.


Tina Teucher studierte Kulturwissenschaften in Dresden und Frankreich und absolvierte einen Master in Sustainability Management in Lüneburg. 2009 – 2014 war sie Chefredakteurin des Magazins Forum nachhaltig Wirtschaften. Sie veröffentlicht regelmäßig wissenschaftliche Artikel zu Nachhaltigkeitsthemen und ist Mitglied des Vorstands bei B.A.U.M. e.V.. Die Speakerin gibt in Vorträgen und Workshops ihr Wissen und zahlreiche Praxisbeispiele rund um Megatrends weiter.


Quellen:


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